פתרונות ומערכת לסליקה פנסיונית

כיצד נותנת הטכנולוגיה מענה לדרישות הפנסיה החדשות, ומדוע היא עוזרת גם למעסיק וגם לעובד

החיים מלאים אמנם בסיכונים, אך בעשורים האחרונים שומעים יותר ויותר על סיכון מסוג מיוחד: סיכון פיננסי ארוך טווח שנובע מכשלים בהעברת כספי הפרשות של עובדים לקרנות פנסיה. מדובר בעובדים שבמשך שנים הפרישו לקופות שונות, אך לא קראו היטב את הדוחות השנתיים, גם אם אלו נשלחו אליהם בזמן. כתוצאה מכך ניזוקו לעתים העובדים והעובדות באופן משמעותי, מבחינה פיננסית. הסיבה לכך איננה רק חוסר ההתמצאות בדוחות, אלא גם חוסר הסדר וחוסר האחידות ששלטו בתחום. למרות שחשבו שכספים שלהם הועברו כנדרש, בסופו של דבר לא הופרשו להם כספים לתכניות חסכון ארוך טווח או שכספים הופרשו אך בצורה שגויה. הדבר לא נבע מתאוות בצע או רוע לב של המעורבים בדבר, אלא, בפשטות, מכך שלא הייתה סביבת תקנות ברורה. תקנות חדשות שפורסמו בשנים האחרונות שינו את התמונה כליל. בין השאר הן מתייחסות למערך הסליקה הפנסיונית. פתרונות טכנולוגיים לסליקה פנסיונית באים כיום לתת מענה לחקיקה החדשה, וגורמים עסקיים שונים מציעים פתרונות אלו לציבור המבוטחים והמעסיקים.

על מי מוטלת האחריות על הסליקה?

ראשית, חשוב לזכור כי החל מינואר 2016 מוטלת האחריות לסליקה פנסיונית על המעסיקים. לכן, הם אלו שאחראים על מציאת הפתרונות לנושא, שרובם ככולם הם בסופו של דבר טכנולוגיים. המדינה פרסמה באופן מסודר אוסף של תקנות, שבהן חייב לעמוד כל מעסיק ביחס להפרשות לפנסיה של עובדיו. בין השאר מדובר על  סליקת הכספים עצמם, הודעת לקופות במקרה של סיום העסקה, קבלת משובים מהקופות בעת הצורך, תיקון טעויות ועדכונים שונים. בעבר הנושא טופל באופן ריכוזי, אך התקנות שהשתנו מאפשרות גם גיוון מסוים בפתרונות, ולצדו סיכונים חדשים. כדאי לבדוק היטב מהם היתרונות והחסרונות של כל מערכת מסלקה פנסיונית, לפני שמתחייבים להתקשרות מולה.

טכנולוגיה בשירות הפנסיה

הנקודה המרכזית היא שתקנות התשלומים החדשות לקופות מארגנות את כל התהליך באופן אחר, ועשויות להקל למעשה על כל הצדדים המעורבים בכך, וביניהם העובדים, המעסיקים והגופים המוסדיים. הנושא המשמעותי ביותר הוא אחידות הדיווחים. בניגוד לעבר, כיום קיימת דרישה להעברה וסליקה של קובץ זהה, על-ידי כל מי שמעורב בכך. לכן, קל להשוות את הנתונים השונים, קדימה ואחורה, למצוא בהם טעויות ולעקוב ביתר קלות אחר שינויים. בנוסף לכך, התקנות מחייבות שימוש באמצעים דיגיטליים לשם כך, וכאן נכנסים לתמונה פתרונות טכנולוגיים לסליקה, ויוצרים שינוי של ממש.

ההבדל הוא בפרטים הקטנים

פתרונות עשירים וחדשניים לסליקה פנסיונית עשויים להציע אוסף מרשים של כלים, ולאפשר בקרה איכותית ומעמיקה של התהליך. כיום ניתן למעשה לפקח על הנושא ולנהל את כולו בצורה מרוכזת. כאשר בודקים את יתרונותיהם של פתרונות שונים, כדאי לוודא האם משלוח קבצי הסליקה הוא מאובטח, ובכלל – עד כמה נושא האבטחה, שהוא קריטי כאשר מדובר בפיננסים – נמצא בראש סדר העדיפויות של נותן השירות. כדאי גם לבדוק האם המערכת תומכת במתן פתרון לדיווחים שונים, ביניהם בנושא הפסקת עבודה, ביטול פעולות ועוד. חשוב במיוחד נושא הטיפול בחריגים – שעלולים לעתים קרובות ליצור בעיות עומק בקובץ הנתונים. וכמובן – התיעוד עצמו, של כל פרט ופרט, שיאפשר בקרה עתידית.
כתוצאה מכך קמו חברות שונות לסליקה פנסיונית שיעשו עבורכם את העבודה פשוטה יותר, אחת החברות שיצא לנו להכיר היא חברת אדן (e-d-n) בעלת ניסיון של שנים בתחום הפנסיוני, בראשותה עומדת מליסה רן אשת עסקים עם ניסיון רב בתחום.
עם הזמן יקומו חברות נוספות שיעשו גם הן את העבודה והסדר עבורכם.

יתרונותיה של האחידות

אם בעבר ניתן היה למצוא מאות דוגמאות של מבני דיווח, כיום המבנה הוא אחיד, כפי שמתחייב על פי חוק, והוא מאפשר ארגון של נתוני הפנסיה כולם באופן ברור ומוגדר. השפה היא אחידה, המונחים הם אותם מונחים וכולם נמצאים על אותו דף. הדבר הוא משמעותי במיוחד כאשר ניגשים, למשל, להשוות בין תכניות פנסיה שונות. בסופו של דבר יוצר המצב החדש יתרונות של ממש גם למעסיקים וגם לעובדים, והתהליך כולו הוא שקוף יותר מאי-פעם. גם כאן, כמו בתחומים אחרים, שינויים טכנולוגיים בצירוף מהפכה תודעתית וחוקית, יצרו עולם חדש.